Eén inbox voor alle klanten, bestellingen vastgelegd door AI en dagelijkse routeoptimalisatie
H2O Water Coolers, een Spaans mkb-bedrijf in de FMCG-sector dat water levert aan kantoren, bracht alle klantgesprekken samen in één supportplatform en automatiseerde het vastleggen van bestellingen en de dagelijkse routeplanning.
De uitdaging
Bestellingen kwamen bij H2O binnen via WhatsApp en andere kanalen en werden handmatig in het systeem ingevoerd. Klantcommunicatie en bestelgegevens waren verspreid over losse tools. Daardoor liepen bestellingen vertraging op, werden kansen gemist en ging omzet verloren.
Onze aanpak
K.B bouwde één supportplatform voor alle klantgesprekken, een AI-agent die bestellingen in het CRM vastlegt en een systeem voor dagelijkse routeplanning met de volgende waarborgen.
- Alle vijf de kanalen (WhatsApp, websitewidget, e-mail, Messenger en Instagram) komen samen in Chatwoot. Antwoorden worden via hetzelfde kanaal teruggestuurd.
- Routes gebruiken alleen bestellingen die vóór het dagelijkse afsluitmoment zijn geregistreerd. Een route opnieuw genereren levert hetzelfde resultaat op.
- Elk adres heeft een bezorggroep en een locatiepin op de kaart. Binnen een groep hebben geen twee adressen hetzelfde prioriteitsnummer.
- Ook bij dubbelklikken op Opslaan wordt slechts één adres aangemaakt. Een bestelling die de AI opnieuw probeert te verwerken, wordt nooit dubbel geregistreerd.
- Elke klant ontvangt per cyclus één wekelijks bericht en kan zich hiervoor afmelden.
- Elke bestelling die de agent aanmaakt, wordt vóór het afsluitmoment gecontroleerd. De agent blijft in schaduwmodus totdat iemand een gecontroleerde proefrun schriftelijk heeft goedgekeurd.
De resultaten
Aproximadamente 2 horas
Tijdwinst per dag
Dagelijkse tijdwinst bij het verwerken van bestellingen en het plannen van routes, vergeleken met handmatige invoer.
Gebouwd met
- Chatwoot
- Java Spring Boot
- React.js